Telefon-Assistent
Nimmt ab, wenn Sie nicht können. Fragt Name, Anliegen, Rückrufnummer und gibt es an Sie weiter.
Das Problem
Zwischen 17 und 8 Uhr, in der Mittagspause und an Feiertagen erreicht Sie niemand. Ein Anrufbeantworter hilft wenig — die meisten legen auf, und wer aufspricht, hinterlässt oft nur „rufen Sie mal zurück“ ohne Anliegen.
Für die Zeiten, in denen niemand ans Telefon gehen kann: ein Assistent nimmt ab, sagt ehrlich, dass er kein Mensch ist, nimmt Name, Anliegen und Rückrufnummer auf und gibt alles an Sie weiter. Er verkauft nichts und verspricht nichts. Er sorgt dafür, dass der Anruf nicht verloren ist.
So läuft es ab
- 1
Der Assistent nimmt ab
Und sagt im ersten Satz, dass er kein Mensch ist. Das ist keine Höflichkeit, sondern die Grundlage: ein Assistent, der sich als Mensch ausgibt, verbrennt das Vertrauen des Anrufers.
- 2
Er nimmt auf, worum es geht
Name, Anliegen, Rückrufnummer. Er verkauft nichts, verspricht nichts und nennt keine Preise.
- 3
Sie bekommen alles als Text
Kein Abhören einer Bandansage — die Angaben stehen lesbar da, mit Uhrzeit.
- 4
Sie rufen zurück
Mit dem, was Sie schon wissen. Das erste Gespräch fängt nicht bei null an.
Stand
Dieser Ablauf ist beschrieben, aber noch nicht gebaut — er steht hier als Angebot, nicht als Beleg. Vier der acht Abläufe sind gebaut und geprüft; welche das sind, steht auf der Referenzseite.
Für wen sich das lohnt
- ·Betriebe mit Notdienst oder Randzeiten
- ·Praxen mit hohem Anrufaufkommen
- ·Wer regelmäßig dieselben Fragen am Telefon beantwortet
Wenn Ihre Kunden empfindlich auf automatische Ansagen reagieren, ist das der falsche Ablauf.
Häufige Fragen
Merkt der Anrufer, dass er mit einer Maschine spricht?
Ja, er erfährt es im ersten Satz. Das ist so gebaut und wird nicht abgeschaltet.
Kann er einen Termin vergeben?
Standardmäßig nicht. Er nimmt auf und gibt weiter; alles Weitere entscheiden Sie.
Was, wenn jemand ausdrücklich einen Menschen will?
Dann sagt er, dass Sie zurückrufen, und nimmt die Nummer auf. Er behauptet nie, jemanden holen zu können, den es gerade nicht gibt.
Was es kostet
Festpreis nach einer kurzen Analyse, schriftlich vorab — weil die Kosten davon abhängen, was der Ablauf bei Ihnen ersetzt. Keine Stundensätze.